Warum abgegebene Aufgaben zurückkommen. Drei Fragen vor jeder Übergabe

Du gibst etwas ab. Eine Aufgabe, einen Kunden, einen Bereich. Am Anfang läuft es. Und nach ein paar Wochen liegt es wieder auf deinem Tisch.

Meistens kommt es nicht mit einem großen Knall zurück. Erst kommen Rückfragen. Dann die Entscheidungen. Und irgendwann machst du es wieder selbst, weil es schneller geht.

Wenn das passiert, fehlt meistens eine von drei Antworten.

Drei Fragen, zusammen beantwortet

Vor jeder Übergabe kläre ich mit Eigentümern deshalb drei Fragen. Und zwar zusammen.

Wie viel Freiraum ist die Person bereit, einzunehmen?
Wie viel Kompetenz geht mit der Aufgabe mit, nicht nur die Arbeit?
Wie viel Entscheidungsfreiraum lässt du tatsächlich zu?

Werden nur zwei davon geklärt, kommt die Übergabe zurück.

Die erste Frage: der Freiraum, den jemand nehmen will

Nicht jeder, der eine Aufgabe gut macht, will auch die Verantwortung dafür. Manche wollen genau das. Andere wollen eine klare Vorgabe und dann ihre Ruhe. Beides ist in Ordnung. Schwierig wird es, wenn du es nicht weißt und davon ausgehst, dass jeder, der gut ist, auch mehr will.

Diese Frage lässt sich nicht für jemanden beantworten. Sie lässt sich nur mit ihm klären.

Die zweite Frage: die Kompetenz, die mitgeht

Viele Übergaben übertragen die Arbeit, aber nicht die Befugnis, die dazugehört. Dann kann die Person zwar alles vorbereiten, aber nichts zu Ende bringen, und jede offene Frage landet wieder bei dir. Das sieht von außen aus wie fehlender Mut. Oft ist es fehlende Kompetenz im wörtlichen Sinn: Sie ist nicht mitgegeben worden.

Und Kompetenz heißt auch Befähigung. Im IT-Betrieb, von dem ich gleich erzähle, lief parallel zur Übergabe die fachliche Weiterbildung der Führungskraft und ihre Vorbereitung auf die Führungsrolle. Ohne das wird aus Abgeben schnell Alleinlassen.

Die dritte Frage: die unbequeme

Die dritte richtet sich an dich. Wie viel Entscheidungsfreiraum lässt du tatsächlich zu?

Die meisten Eigentümer würden sofort sagen: viel. Und dann schauen sie doch noch mal drüber. Korrigieren eine Kleinigkeit. Entscheiden in der Runde, bevor die Führungskraft ausgesprochen hat. Jedes Mal aus gutem Grund. Und jedes Mal lernt die andere Person, dass ihre Entscheidung nur vorläufig ist.

Die dritte Frage beantwortet man allein selten ehrlich, weil sie dich selbst betrifft und nicht die anderen. Darunter liegt fast immer eine Überzeugung, die du gut kennst: Wenn ich das nicht selbst mache, wird es nicht richtig gemacht. Sie hat dich lange getragen. Bei der Übergabe hält sie fest.

Übergabe in Schritten

In einem IT-Betrieb haben wir die drei Antworten aufgeschrieben und die Übergabe danach in Schritten gebaut. Erst kleine Aufgaben, jede Woche ein kurzer Abgleich. Einfache Entscheidungen über rund sechs Monate, größere Themen danach.

Den Fortschritt hat man in den Meetings gesehen: Die Führungskraft sprach mehr, und der Chef hielt sich zurück.

Ich mag dieses Signal, weil es so einfach zu beobachten ist. Du brauchst keine Kennzahl dafür. Du brauchst nur die Frage, wer in deinen Runden redet, wenn es um den Bereich geht, den du abgegeben hast.

Was der Betrieb davon hat

Wenn alle drei Antworten stehen, bleibt die Übergabe da, wo sie hingehört. Die Führungskraft trifft Entscheidungen selbst und trägt sie. Das Team weiß, wen es fragt. Und du hast die Zeit, die du mit der Übergabe eigentlich gewinnen wolltest.

Das gilt bei der ersten Führungskraft genauso wie bei einer Standortleitung. Und es gilt erst recht, wenn du irgendwann einen Schritt aus dem Tagesgeschäft machen willst. Wer zurücktreten will, braucht Übergaben, die nicht zurückkommen.